Vacature managementassistent

Managementassistent

Vanwege het vertrek van onze huidige managementassistent zijn wij op zoek naar een managementasistent voor de Coöperatie. Hieronder staat het formele profiel. We zijn met name op zoek naar iemand die 16-20 uur perweek op een flexibele manier in kan vullen waarbij 2 dagen (of dagdelen) op kantoor in Almelo ingevuld worden. De functie heeft veel vrijheid maar ook verantwoordelijkheid binnen een informele en goeddraaiende organsiatie die steeds op zoek is naar verdere professionalisering. Samen met de directeur-bestuurder vorm je het “gezicht” van het bedrijfsbureau en ondersteun je de leden, de directeur-bestuurder en de RvT op basis van gelijwaardigheid. Hart voor de zaak en een gezonde dosis humor zijn een pré!

 

Doel van de functie

De managementassistent ondersteunt de ALV, directeur-bestuurder en de RvT op secretarieel en organisatorisch gebied. Draagt in algemene zin bij aan de realisatie van de bedrijfsdoelstellingen. Vervangt en ondersteunt waar nodig. Adviseert over optimalisatie van de eigen werkzaamheden en mogelijkheden tot verbetering van de klant- en resultaatgerichtheid.

Plaats in de organisatie
De managementassistent is verantwoording verschuldigd aan de directeur-bestuurder.

Resultaatgebieden

  • Secretariële werkzaamheden
  • Verrichten van alle voorkomende secretariële/bureau organisatorische werkzaamheden voor de directeur-bestuurder en de RvT;
  • Voorbereiding, notuleren en verslaglegging van overleggen;
  • Bewaken van alle gemaakte afspraken welke binnen deze bijeenkomsten zijn gemaakt;
  • Bewaken en opstellen van planningen (voor o.a. maand- en kwartaalrapportages, jaarplannen);
  • Reserveren en verzorgen van vergaderruimten;
  • Beheren van Teams, het archief en de agenda;
  • Opschonen en actualiseren van Teams en Intranet;
  • Beheren/opstellen kennisbank/know-howsysteem, standaardmodellen;
  • Wijzigingen website doorgeven;
  • Beheer social media.

Vergaderingen

  • Organiseren van vergaderingen t.b.v. de bestuurlijke organen, zodat ook stukken tijdig voorbereid, verzonden en genotuleerd zijn en er is zorggedragen voor het uitzetten van de acties;
  • Bewaken van de actielijst voortkomend uit de vergaderingen;
  • Bewaken van de gemaakte afspraken.

Administratie

  • Verantwoordelijk voor de procesbewaking van alle verantwoordingen van de coöperatie.
  • Periodieke controle dossiers en verslaglegging hiervan, eventuele follow-up.

Post/correspondentie

  • Verzorgen van alle (elektronische) post en bepalen van de prioriteiten van binnenkomende en uitgaande post en waar nodig uitzetten van acties;
  • Beantwoorden van de correspondentie en telefoon.

Overige werkzaamheden

  • Beheren van het archief en ledenadministratie (waaronder invoeren nieuwe leden);
  • Ondersteunen diverse commissies;
  • Verzamelen van periodieke overzichten;
  • Op verzoek verrichten van overige werkzaamheden.

Speciale eisen

  • Discretie is vereist bij het omgaan met (privacy)gevoelige gegevens van zowel Leden, RvT als cliënten binnen de organisatie. Geheimhouding bij beleidsvoornemens.

Geinteresseerd?

Stuur je korte CV met motivatie naar frankbrummelhuis@zorgondernemers-twente.nl of bel hem voor informatie op 06-55884088 (acquisitie wordt niet op prijs gesteld)